Vivimos la era de la información
O de la infoxicación.
La era de la Web 2.0, Loquesea 3.0, la Industria 4.0 y pronto saldrá Algo 5.0.
Escribí un artículo en otro lugar (Ya pondré el link) recordando cuando me incorporé a la Empresa Familiar, de eso hace casi 30 años, uff.
En el expresaba que el Indicador Empresarial, allá por el mes de marzo, era cuanto se había ganado o perdido el año anterior.
Por eso creo que ahora, el objetivo actual en cuanto al nivel de información de una empresa debería ser bastante más avanzado, sin embargo, obtenerla cuesta recursos, dinero y tiempo.
Pasar desde nivel actual hasta el nivel óptimo de información es un Proyecto.
Esto no forma parte de los procesos que hacen ganar dinero a la empresa, sino de los proyectos que le cuestan dinero. Puedes leer más en Procesos (Run the Business) y Proyectos (Change the Business)
Lo primero debería ser definir ese Nivel Óptimo de Información en la Empresa.
La jerarquía es otro de esos conceptos que me apasiona.
De lo General a lo Particular, para si queremos, volver a lo General.
Comenzar Sintetizando, para Analizar en Profundidad, si se necesita.
Ejemplo de Jerarquías en la Información Financiera:
Los mapas conceptuales son un buen ejemplo de jerarquía de información:
Vamos por partes.
La información que necesita el Director General (o un consultor externo)
Necesita una Información General muy Concreta
Cuanto se gana en función de lo que se vende e invierte y porqué.
Perspectiva anual: (actual extrapolado + 4 años atrás)
Rentabilidad de las Ventas, Costes variables y Gastos Fijos.
Rentabilidad de la Inversión y del Capital
Periodo Maduración: Compras, Producción, Stock y Ventas
Perspectiva mensual (hasta mes en curso) comparada con presupuesto o año anterior
Rentabilidad de las Ventas, Costes variables y Gastos Fijos.
Stocks y Rotación de Ventas
Información para el día a día según el tipo de Empresa
A partir de aquí, tenemos que hacer una distinción entre Empresas de Servicios, que venden básicamente tiempo de sus recursos, Empresas Comerciales que compran y venden productos acabados y Empresas Productivas o Industriales que compran materias primas, usan recursos para transformarlas y venden productos acabados.
En cada una de ellas tendremos unas prioridades de información en el día a día:
Servicios Gestión de Proyectos
Comercial CRM, Rotación de Stocks
Productiva OEE, Escandallos o Composición del Coste Directo
Aunque en los tres Tipos de Empresas debemos aspirar a obtener para cada cantidad vendida, (línea de albarán o de factura) el coste variable / directo de esa venta.
Cantidad Vendida, Importe de Venta, Importe de Coste directo, para Obtener el Margen Bruto.
Llamamos Coste Directo (y normalmente variable) a todo aquél que pueda ser directamente imputado a la venta de ese producto / servicio.
La información que necesitan los Directores Funcionales en cada Área
La información que necesita el Director Financiero
- Pérdidas y Ganancias
-
- Cuenta de Resultados con el máximo nivel de detalle
- Indicadores, Evolución gráfica y Análisis Bridge
- TAM Tasa Anual Móvil
- Sumas y Saldos de Pérdidas y Ganancias
- Análisis Gráfico detallado y Evolución Bridge de:
-
- Cifra de Ventas y Margen Bruto
- EBITDA, BAII, BAI, BDI
-
- Umbral de Rentabilidad
- Análisis de Sensibilidad
-
- Balance de Situación
-
- Balance Modelo Normal y Modelo Financiero
- Comparación Gráfica de Ambos Modelos
- Análisis detallado de evolución y composición de Masas Patrimoniales
- Análisis Mensualizado del Balance
- Sumas y Saldos del Balance de Situación
- Estado de los Flujos de Efectivo
-
- Ratios e Indicadores de Evolución de estas 4 perspectivas
-
- Rentabilidad Económica y Financiera
- Endeudamiento y Capacidad de Pago
- Análisis de Riesgo Operativo y Financiero
- Eficiencia Operativa con:
-
- Necesidades Operativas de Fondos Vs Fondo de Maniobra
- Periodos Medios de Cobros, Pagos y Existencias.
-
-
- Árbol de Dupont Detallado para el Análisis de la Rentabilidad Financiera
La información que necesita el Director Comercial
- Análisis general del histórico las ventas:
-
- Tablas y Gráficos de las siguientes perspectivas por:
-
- Años, Meses, Semanas y Días
- Familias y Artículos y todas sus Dimensiones
- Comerciales, Representantes, Clientes y Tiendas
- Continente, Zonas, Países, Provincias y Dirección
-
- Visualizando los siguientes agregados:
-
- Unidades, Ventas en Euros y Precio Unitario
- Incremento/disminución respecto año anterior
- % Respecto al total de Ventas
- Coste en Euros, Margen y %Margen
-
- Tablas y Gráficos de las siguientes perspectivas por:
-
- Análisis Detallado del Margen
-
- Ventas Netas (Incluso Ventas a Precio de Tarifa y Descuentos)
-
- Consumos o Costes Directos (y normalmente variables)
-
- Margen, también llamado Margen Bruto o Industrial
-
- Coste Comisiones, Promociones, Otros Costes Comerciales
-
- Margen Comercial
-
- Gastos indirectos o generales
-
- Resultado de Explotación
- Ventas Netas (Incluso Ventas a Precio de Tarifa y Descuentos)
-
- Clasificación de Clientes
-
- Clasificación ABC móvil según Ventas y Margen
-
- Evolución mensual de cantidad de Clientes
-
- Por todas las perspectivas comerciales y de localización
-
- Activos: Nuevos, Recuperados, Progresivos, Regresivos
- Inactivos: Perdidos recientes, Perdidos, Desaparecidos/cierre
-
- Clasificación ABC móvil según Ventas y Margen
-
- Existencias y Rotación
-
- Existencias: Evolución mensual
-
- En Unidades, Metros, Kilos o la Unidad de Referencia
- Y de su Valoración a precio de Coste (el mismo que en albaranes)
-
- Rotación: TAM de Ventas / Stock
-
- Por Grupo, Serie, Familia, Formatos y Artículo individual.
- Por Tallas y Colores (Normalmente no afectan al precio)
-
- Existencias: Evolución mensual
-
- Avance de Ventas
-
- Presupuestos realizados, sin confirmar
- Pedidos confirmados, sin enviar
- Albaranes enviados, sin facturar
-
- Rapidez y Seguridad en los envíos
-
- Plazo de entrega medio
- Seguridad en la entrega Fecha Prevista Vs Real
- Control de Plazos Entrega Agencias de Transporte / Propio.
-
- CRM: Gestión de las Relaciones con los Clientes
-
- Numero Contactos y Visitas por Cliente
- Análisis por las distintas Dimensiones:
-
- Quién: Cliente o Nosotros (Y quien de nosotros)
- Como: Visita, Llamada, Mensaje, Email.
- Motivo: Consulta, Presupuesto/Tatifa, Pedido, Reclamación
-
- Ratios de Mantenimiento de Clientes: NContactos / Facturación
- Ratios de Descubrimiento y Maduración de Nuevos Clientes
- Visitas a Nuevos Clientes y Conversión
-
- FALTA TRABAJAR PRESUPUESTO – OBJETIVOS
La Información que necesitan los Mandos Intermedios, Comerciales y Responsables de Proyectos
Si el Proyecto de Gestión de la Información se planifica y ejecuta con un nivel de granularidad adecuado, cuando obtenemos la información que los Mandos Intermedios y el resto del Personal necesita solo tenemos que ir agrupando esa información para llegar al nivel síntesis que necesita el Director General y los Directores Funcionales.
Granularidad significa tener la información de cantidad, tiempo y/o coste en los niveles de:
Hora, minuto o segundo, depende del negocio, claro.
Producción, lote o unidad.
Proveedor, material, máquina, operario, turno, etcétera.
Normalmente el personal operativo agrupa hasta la perspectiva de turno, diaria y semanal.
Los Directores verán la información sobre todo mensual y anual.
Ejemplos de necesidades de Información:
Los Mandos Intermedios el OEE y los Costes Reales de su sección o línea.
Los Comerciales deberán conocer las ventas y la rentabilidad de su zona.
Y los Directores de Proyecto el nivel de ejecución de los mismos.
