Cambio.
El concepto Cambio implica que algo se esta haciendo, algo tiene que estar ocurriendo para poder ser cambiado.
Un Proyecto cambia un Proceso.
Por lo tanto, simplificando mucho, los Procesos son lo que ocurre habitualmente y los Proyectos son cambios en los Procesos.
Parece sencillo ¿no?
Procesos y Proyectos
Los Procesos habituales de una empresa cualquiera suelen ser: Comprar, Administrar, Vender, Producir e incluso Innovar.
Los Procesos habituales son bastante constantes tanto en la forma como en el tiempo de ejecución.
Los Proyectos suelen ser: Nuevos productos, Nuevos Mercados, Cambiar la forma de hacer las cosas.
Los Proyectos tienen alta incertidumbre, pueden tener más o menos éxito y tienen fecha de inicio y final. Al finalizar normalmente se incorporan a un proceso.
Portfolio, Programas y Proyectos
Además, los Proyectos deberían ser pequeños y manejables en alcance y tiempo, y suelen agruparse en Programas.
Los Programas de Proyectos tienen mucha relación con los Objetivos y Líneas Estratégicas.
Digamos que para cada Objetivo o Línea Estratégica le corresponde un Programa de Proyectos.
El Portfolio es la agrupación de Programas y Proyectos con un nivel de planificación temporal y de recursos, para tratar de cumplir con la Estrategia.
Puedes ver el Portfolio como la hoja de ruta de la Estrategia, o como el indice o temario a abordar.
Otra vez conceptos fractales 😉
Gestión del Servicio de TI
Por lo tanto, el área de Tecnología de la Información no puede quedar al margen de esta doble perspectiva, también tiene Procesos y Proyectos.
Es fundamental saber diferenciar la Gestión de Procesos o Gestión habitual del Servicio de TI de la Gestión de Proyectos o iniciativas de Cambio o Mejora en la forma de hacer las cosas.
Incluso la Gestión de Proyectos para la creación de nuevos Procesos que aporten Ventaja Competitiva, en definitiva que aporten Valor a la Empresa.
Mapa de Procesos
Independientemente de la tipología de empresa, de servicios, comercial o productiva y del sector de actividad:
Relacionado con el área de Tecnología de la Información y para una adecuada Gestión del Servicio de TI, imagina un mapa con:
Siempre habrá que procesar información y datos sobre:
Oportunidades de negocio, relaciones con mercados y clientes.
Para esto usaremos típicamente el CRM, para el resto el ERP:
Pedidos, albaranes y facturas de venta a clientes.
Movimientos de almacén y gestión de necesidades.
Pedidos, albaranes y facturas de compra a proveedores.
Contabilizar facturas, cobros, pagos y otros gastos.
Para empresas con canal online
Analítica de la web / tienda online
Para empresas productivas
Planificación de recursos
MES / Captura de datos en planta
Y procesos transversales como por ejemplo:
Copias de seguridad
RGPD (o GDPR)
CyberSeguridad
Etcetera
Proyectos
¿Y cuales son los Proyectos típicos?
Recuerda empezar por la Estrategia, definir sus Objetivos o Líneas Estratégicas prioritarias y crear un Programa para cada una.
Como ejemplo, puedes considerar una Línea Estratégica como la excelencia en la atención al cliente y la gestión de sus pedidos y entregas y llevarlo a un Programa de Excelencia en el Servicio al Cliente.
Proyecto 1: Especificar mediante reglas y algoritmos el tiempo de envío de pedidos, en función de su tipología, en stock, con manipulación, con petición a otro almacén, etc.
Proyecto 2: Especificar mediante reglas de los distintos transportistas el tiempo en transito del pedido en función del origen y destino.
Con estos dos Proyectos estás creando Procesos para preparar y entregar los pedidos con la máxima Rapidez posible. Lo que te puede a su vez ayudar a mejorar u optimizar de forma reiterada esos Procesos.
Proyecto 3: Asignar a cada pedido que entra una fecha de entrega prevista y medir la Seguridad en la entrega real al cliente
¿Os suena de algo la Empresa Amazon?
Cuando el alumno está preparado, el maestro aparece.